Produkt Information Management

Produktkataloge, Preislisten, Produktdatensätze, CD-Roms und E-Commerce sind wichtige und zugleich sehr kostenintensive Bestandteile des Marketings. Trotz rückläufiger Kosten in Druckereien, Presswerken und bei Internetprovidern steigen die Gesamtkosten des Produktmarketings kontinuierlich – nicht selten bei immer schmaler werdenden Werbebudgets.

Der Preistreiber Preisliste

Unterzieht man die zugrundeliegenden Abläufe im Unter­nehmen einer Kostenanalyse, rücken sehr schnell die immens hohen Aufwendungen für Mitarbeiter und Dienstleister ins Blickfeld. In die Produktauswahl sowie der ­Beschaffung und Bereitstellung von Daten, Texten und Abbildungen sind einige Mitarbeiter im Unternehmen involviert. Nach Übergabe der Daten an die jeweiligen Dienstleister erfolgen mehrere kostenintensive Korrekturdurchgänge. Nach dem Druck der Preisliste wird bei weiteren Dienstleistern der elektronische Katalog, der technische Datensatz nach VDI 3805, die DATANORM-CD oder der Internet­auftritt in Auftrag gegeben – und alles beginnt von vorne.

Datenbank statt Dateninseln

Auf diese Weise entstehen sowohl in den einzelnen Abteilungen des Unternehmens und bei den Dienstleistern eine ­Reihe von Dateninseln, die nur schwer zu koordinieren sind. Was im kaufmännischen Büro bereits seit vielen Jahren eine Selbstverständlichkeit ist, tut im Produktdatenmanagement bitter not: die zentrale Speicherung und Verwaltung aller technischen und kaufmännischen Produktdaten in einer zentralen Datenbank.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Weniger Rechercheaufwand, alle Texte, Bilder, kaufmännische Daten, technische Daten etc. liegen an einer Stelle.
  • Weniger Korrekturaufwand, jede Änderung der Produkt­daten erfolgt einmal für alle Medien.
  • Weniger Abstimmungsaufwand, die Bearbeitung der Produktdaten kann dezentral per Internet erfolgen, die Ergebnisse liegen zentral in Echtzeit vor.
  • Weniger Fehlerrisiko, Freigabeinstanzen sorgen dafür, das alle Änderungen freigegeben werden ­müssen/­können.
  • Mehr Aktualität, kaufmännische Datensätze und Internet-­Kataloge stehen immer tagesaktuell zur Verfügung.
  • Mehr Flexibilität, Preislisten und Kataloge können über den CatalogManager im eigenen Unternehmen virtuell geplant werden. Dies geht bis hin zum Seitenumbruch und der Einplanung von Sonderbereichen für ergänzende Informa­tionen. Der SHK-MediaManager bildet das Endprodukt virtuell ab. Änderungen sind bis kurz vor Drucklegung möglich.

Bei der herkömmlichen Medienproduktion verursachen die verschiedenen Dateninseln in den Abteilungen des Unternehmens und bei den externen Diensteistern einen erheblichen Pflegeaufwand und ein hohes Fehlerrisiko. Jede Änderung muss mehrfach durchgeführt und überprüft werden. Durch die schon für die Produktion der Standard-Publikationen enorm hohen Kosten bleibt im Budget kein Spielraum mehr. Neue Medien, die für die Erschließung weiterer Absatz kanäle und die gezielte Kundenansprache eine immer größere Rolle spielen, werden nicht genutzt.

P.I.M. löst die verschiedenen Dateninseln auf. Alle Abteilungen greifen auf einen Datenbestand zu, der immer aktuell und fehlerfrei ist. Das Outsourcing von Pflegearbeiten ist problemlos möglich, da der Zugriff auch über Internet sicher und schnell gewährleistet werden kann. Durch ­effiziente Planungstools ist der Vorfer­tigungsgrad eines Kataloges so hoch, dass die Vorlauf­zeiten in der Druckvorstufe sehr gering ausfallen. Auch Änderungen in letzter Minute sind kein Problem mehr. Durch die Einsparungen im Budget sind nun auch die neuen Medien realisierbar, neue Vertriebs­wege können beschritten werden.

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